Tạo hóa đơn miễn phí, tải xuống ngay.

Tạo hóa đơn chuyên nghiệp mất chưa đầy hai phút với công cụ tạo hóa đơn miễn phí của Billsato. Dưới đây là cách thực hiện.

1. 1

   Nhập thông tin doanh nghiệp của bạn. Thêm tên công ty/doanh nghiệp, địa chỉ, email và số điện thoại. Thông tin này xuất hiện ở đầu mỗi hóa đơn để khách hàng luôn biết ai gửi.

2. 2

   Thêm thông tin khách hàng. Điền tên khách hàng, email, số điện thoại và địa chỉ. Thông tin chính xác giúp hóa đơn đến đúng người và trông chuyên nghiệp. Nếu giao hàng đến nơi khác, tích chọn “Giao đến địa chỉ khác” và thêm địa chỉ giao hàng.

3. 3

   Liệt kê sản phẩm hoặc dịch vụ. Mô tả từng sản phẩm/dịch vụ, số lượng và đơn giá. Billsato sẽ tự động tính thành tiền từng dòng và tổng tiền hàng. Tích “Thêm mô tả” nếu muốn diễn giải chi tiết hơn.

4. 4

   Đặt thuế suất và chiết khấu. Nhập thuế suất theo quy định, hoặc để bằng 0 nếu miễn thuế. Áp dụng chiết khấu theo phần trăm hoặc số tiền cố định, tổng tiền sẽ tự cập nhật khi bạn nhập.

5. 5

   Thêm ghi chú hoặc điều khoản. Thêm hướng dẫn thanh toán, điều khoản như “Thanh toán trong 30 ngày” hoặc lời cảm ơn. Nội dung này sẽ xuất hiện ở cuối hóa đơn.

6. 6

   Kiểm tra bản xem trước trực tiếp. File PDF hoàn chỉnh hiển thị ngay bên cạnh và tự cập nhật khi bạn nhập. Nhìn thấy sao thì tài liệu xuất ra chính xác như vậy — không cần đoán, không mất bước tạo.

7. 7

   Tải xuống PDF. Nhấn Tải PDF để lưu hóa đơn khổ A4 sẵn sàng in. Gửi email cho khách, lưu hồ sơ hoặc in ra. Bạn chỉ cần tạo tài khoản miễn phí nếu muốn lưu hóa đơn và tái sử dụng thông tin khách hàng cho lần sau.

Hóa đơn là tài liệu chính thức do bên bán gửi cho bên mua để yêu cầu thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã cung cấp. Đây là chứng từ ghi nhận giao dịch cho cả hai bên và là một phần thiết yếu trong kế toán doanh nghiệp.

Hóa đơn không giống như biên lai hay hóa đơn thanh toán tiền điện nước. Hóa đơn được gửi trước khi thanh toán — đó là một yêu cầu trả tiền. Biên lai được phát hành sau khi đã nhận được tiền. Hóa đơn mua là góc nhìn của bên mua, còn hóa đơn bán là chứng từ bên bán phát hành. Cùng một giao dịch, hai góc nhìn.

Mọi cá nhân kinh doanh, freelancer, hộ kinh doanh hay doanh nghiệp bán sản phẩm/dịch vụ đều cần hóa đơn để theo dõi doanh thu, quản lý dòng tiền và lưu giữ sổ sách tài chính chính xác cho mục đích thuế.

Một hóa đơn đầy đủ cần có các nội dung sau:

• Thông tin đơn vị bán hàng: Tên doanh nghiệp/cơ sở, địa chỉ, số điện thoại và email. Nếu có mã số thuế (MST), hãy bao gồm tại đây.

• Thông tin khách hàng: Tên khách hàng, tên công ty, địa chỉ, email và số điện thoại.

• Số hóa đơn: Mã định danh duy nhất. Sử dụng hệ thống nhất quán — theo thứ tự (INV-00001) hoặc theo ngày (2026-08-001) — để quản lý sổ sách gọn gàng.

• Ngày lập hóa đơn: Ngày phát hành hóa đơn.

• Hạn thanh toán: Thời điểm dự kiến nhận thanh toán. Các điều khoản phổ biến là "Thanh toán ngay khi nhận", "Trong 15 ngày", hoặc "Trong 30 ngày".

• Danh mục hàng hóa/dịch vụ: Từng sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng, đơn giá và thành tiền.

• Tổng tiền hàng, thuế và tổng cộng: Cộng tiền hàng của tất cả mục, tiền thuế hoặc chiết khấu (nếu có), và tổng số tiền thanh toán cuối cùng.

• Hướng dẫn thanh toán: Cách thức khách hàng thanh toán — thông tin chuyển khoản ngân hàng, link thanh toán hoặc phương thức khác bạn chấp nhận.

• Ghi chú hoặc điều khoản: Phí trả chậm, chiết khấu thanh toán sớm hoặc bất kỳ lưu ý nào khách hàng cần biết.

Khi hóa đơn đã sẵn sàng, bạn cần gửi nó đến khách hàng.

• Email (khuyên dùng): Đính kèm file PDF. Đây là phương thức nhanh nhất, tiết kiệm nhất và đáng tin cậy nhất. Khách hàng nhận được ngay lập tức và thư đã gửi chính là bằng chứng xác nhận. Hãy nêu rõ số hóa đơn, số tiền và hạn thanh toán trong nội dung email.

• Gửi qua bưu điện: In và gửi thư. Chậm hơn và tốn kém hơn, nhưng một số khách hàng hoặc ngành nghề vẫn ưu tiên bản giấy. Luôn lưu lại một bản kỹ thuật số.

• Nền tảng quản lý hóa đơn: Phần mềm kế toán có thể gửi hóa đơn trực tiếp, thường đi kèm xác nhận đã đọc, nhắc nhở tự động và link thanh toán.

• Gửi trực tiếp: Đối với công việc tại chỗ hoặc dịch vụ địa phương, giao tận tay — sau đó gửi thêm một bản kỹ thuật số để cả hai bên cùng lưu hồ sơ.

Thời điểm rất quan trọng. Hãy gửi hóa đơn ngay khi hoàn thành công việc hoặc giao xong hàng hóa. Bạn càng trì hoãn xuất hóa đơn, bạn càng lâu nhận được tiền.

Đối với công việc theo dự án, hãy xuất hóa đơn vào ngày bàn giao sản phẩm cuối cùng. Đối với dịch vụ định kỳ, hãy lập chu kỳ thanh toán — hàng tuần, hàng tuần rưỡi hoặc hàng tháng — và gửi hóa đơn vào cùng một ngày trong chu kỳ để khách hàng chủ động.

Đối với dự án lớn, hãy cân nhắc chia giai đoạn thanh toán: thu tiền theo từng mốc công việc, ví dụ 30% đặt cọc, 40% giữa kỳ và 30% khi hoàn thành. Việc này giúp dòng tiền ổn định và giảm rủi ro phải đòi một khoản tiền lớn. Luôn thống nhất điều khoản thanh toán trước khi bắt đầu công việc.

• Gửi hóa đơn kịp thời: Gửi càng sớm, nhận tiền càng nhanh. Hóa đơn gửi trễ tạo cảm giác việc thanh toán không gấp.

• Rõ ràng về điều khoản: Ghi rõ hạn thanh toán, phương thức chấp nhận và phí phạt trả chậm ngay trên hóa đơn. Sự mơ hồ dễ dẫn đến chậm trễ.

• Cung cấp nhiều phương thức thanh toán: Chuyển khoản ngân hàng, thẻ, ví điện tử. Thanh toán càng dễ dàng thì tiền về càng nhanh.

• Gửi nhắc nhở: Một tin nhắn thân thiện vài ngày trước hạn và nhắc lại ngay sau hạn nếu chưa nhận được tiền.

• Ưu đãi thanh toán sớm: Giảm giá nhỏ — như 2% nếu thanh toán trong 10 ngày — có thể giúp hóa đơn của bạn được ưu tiên thanh toán trước.

• Theo dõi các khoản công nợ: Lưu bản ghi của từng hóa đơn và trạng thái. Sử dụng bảng tính cũng tốt, nhưng phần mềm hóa đơn còn tốt hơn.

• Áp dụng phí trả chậm: Nếu điều khoản có quy định, hãy áp dụng tính phí nhất quán. Điều này khẳng định quy định của bạn là nghiêm túc.

Tùy từng tình huống sẽ cần loại chứng từ khác nhau. Phổ biến nhất bao gồm:

• Hóa đơn thông thường (Standard invoice): Yêu cầu thanh toán tiêu chuẩn sau khi đã cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ.

• Hóa đơn báo giá / Proforma: Hóa đơn sơ bộ gửi trước khi bắt đầu công việc để ước tính chi phí. Bản chất là báo giá, không phải yêu cầu thanh toán bắt buộc.

• Hóa đơn định kỳ: Dành cho dịch vụ gia hạn theo chu kỳ cố định — phí duy trì hàng tháng, gói đăng ký, hợp đồng bảo trì.

• Hóa đơn điều chỉnh giảm (Credit note): Phát hành để giảm số tiền trên hóa đơn đã gửi trước đó, dùng cho trường hợp trả hàng, tính thừa hoặc sai sót.

• Hóa đơn điều chỉnh tăng (Debit note): Ngược lại với credit note — phát hành để tăng số tiền cần thanh toán, thường do phát sinh chi phí bổ sung.

• Hóa đơn thương mại (Commercial invoice): Dùng trong thương mại quốc tế. Chứa thông tin hải quan như xuất xứ hàng hóa, mã HS và điều khoản Incoterms.

• Hóa đơn theo giờ (Timesheet invoice): Dành cho công việc tính phí theo giờ: số giờ làm việc, đơn giá theo giờ và tổng tiền cho từng nhiệm vụ.