Gratis factuur maken, download direct de PDF.

Het maken van een professionele factuur duurt minder dan twee minuten met de gratis factuur generator van Billsato. Zo werkt het:

1. 1

   Vul je bedrijfsgegevens in. Voeg je bedrijfsnaam, adres, e-mailadres en telefoonnummer toe. Dit verschijnt bovenaan elke factuur die je maakt, zodat klanten direct zien van wie de factuur afkomstig is.

2. 2

   Voer de klantgegevens in. Vul de naam, het e-mailadres, telefoonnummer en adres van je klant in. Nauwkeurige gegevens zorgen ervoor dat de factuur bij de juiste persoon terechtkomt. Vink "Verzenden naar een ander adres" aan als de levering ergens anders plaatsvindt.

3. 3

   Lijst de producten of diensten op. Omschrijf elk product of elke dienst, de hoeveelheid en de eenheidsprijs. Billsato berekent automatisch het regeltotaal en het subtotaal. Vink "Omschrijvingen toevoegen" aan als een regel meer uitleg vereist.

4. 4

   Stel het btw-tarief en de korting in. Vul het btw-percentage voor jouw regio in, of laat het op nul staan als de transactie vrijgesteld is van btw. Voeg eventueel een kortingspercentage of een vast kortingsbedrag toe; het totaalbedrag wordt direct bijgewerkt.

5. 5

   Voeg opmerkingen of voorwaarden toe. Voeg betalingsinstructies, voorwaarden zoals "Netto 30 dagen" of een kort bedankje toe. Alles wat je hier invult, verschijnt onderaan de voltooide factuur.

6. 6

   Bekijk de live preview. De uiteindelijke PDF wordt direct naast het formulier opgebouwd en bijgewerkt terwijl je typt. Wat je ziet is precies wat je verstuurt — geen verrassingen, geen extra tussenstappen.

7. 7

   Download de PDF. Klik op PDF downloaden om een printklare A4-factuur op te slaan. Mail deze naar je klant, bewaar hem voor je administratie of druk hem af. Maak alleen een gratis account aan als je de factuur wilt bewaren voor later.

Een factuur is een officieel document dat een verkoper naar een koper stuurt om betaling te vragen voor geleverde goederen of diensten. Het dient als bewijs van de transactie voor beide partijen en is een essentieel onderdeel van de boekhouding.

Facturen zijn niet hetzelfde als bonnetjes of rekeningen. Een factuur wordt verstuurd voordat de betaling plaatsvindt — het is een verzoek tot betaling. Een kwitantie of bonnetje wordt afgegeven nadat de betaling is ontvangen.

Elk bedrijf dat producten of diensten verkoopt — van freelancer tot MKB — heeft facturen nodig om omzet bij te houden, cashflow te beheren en een correcte administratie bij te houden voor de belastingdienst.

Een volledige en wettelijk correcte factuur moet de volgende gegevens bevatten:

• Je bedrijfsgegevens: Bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Vermeld ook je KvK-nummer en btw-identificatienummer.

• Klantgegevens: De naam, bedrijfsnaam, het adres en eventueel het e-mailadres van je klant.

• Factuurnummer: Een uniek, opeenvolgend nummer. Gebruik een consistente nummering (bijv. INV-00001 of 2026-001) om je administratie overzichtelijk te houden.

• Factuurdatum: De datum waarop de factuur is uitgereikt.

• Vervaldatum: De uiterste betaaldatum. Gebruikelijke termijnen zijn "Direct bij ontvangst", "14 dagen" of "30 dagen".

• Factuurregels: Een heldere omschrijving van het product of de dienst, het aantal, de prijs per eenheid en het totaalbedrag per regel.

• Subtotaal, btw en totaalbedrag: Het totaal van alle regels exclusief btw, het btw-bedrag (en eventuele kortingen), en het uiteindelijke te betalen bedrag inclusief btw.

• Betalingsinstructies: Hoe de klant moet betalen — inclusief IBAN, ten name van wie het rekeningnummer staat, en het betalingskenmerk.

• Opmerkingen of voorwaarden: Eventuele herinneringskosten bij te late betaling, kortingen voor snelle betaling of overige afspraken.

Zodra je factuur klaar is, moet deze bij de klant terechtkomen. Dit zijn de meest gebruikte manieren:

• E-mail (aanbevolen): Voeg de PDF als bijlage toe. Dit is de snelste en meest betrouwbare methode. Vermeld het factuurnummer, het totaalbedrag en de vervaldatum in de e-mail zelf.

• Per post: Print de factuur uit en verstuur deze per post. Dit duurt langer en brengt kosten met zich mee, maar sommige organisaties werken nog op deze manier. Bewaar altijd een digitaal exemplaar.

• Via facturatiesoftware: Boekhoudpakketten kunnen facturen rechtstreeks verzenden, vaak met een leesbevestiging, automatische herinneringen en een iDEAL- of betaallink.

• Persoonlijk overhandigen: Handig bij lokaal werk of oplevering op locatie. Stuur wel altijd achteraf nog een digitale kopie voor de administratie.

Timing is essentieel. Stuur je factuur zodra het werk is afgerond of het product is geleverd. Hoe langer je wacht met factureren, hoe langer je moet wachten op je geld.

Stuur bij projectbasis de factuur op de dag van oplevering. Gebruik bij terugkerende diensten een vaste cyclus (wekelijks, tweewekelijks of maandelijks) en factureer steeds op dezelfde dag.

Overweeg bij grote projecten te werken met termijnfacturen: factureer een percentage bij aanvang, een deel halverwege en het restant bij oplevering. Dit zorgt voor een stabiele cashflow en beperkt het risico. Maak hierover vooraf duidelijke afspraken.

• Stuur de factuur direct: Hoe sneller de factuur verstuurd is, hoe sneller deze verwerkt wordt. Te laat factureren geeft het signaal dat betaling geen haast heeft.

• Wees duidelijk over de voorwaarden: Vermeld de vervaldatum, de gewenste betaalmethode en eventuele voorwaarden helder op de factuur zelf.

• Bied eenvoudige betaalmogelijkheden: Maak gebruik van een betaallink of QR-code (zoals iDEAL). Hoe eenvoudiger het is om te betalen, hoe sneller het gebeurt.

• Stuur vriendelijke herinneringen: Stuur een herinnering een paar dagen voor de vervaldatum en onderneem direct actie als de betalingstermijn is verstreken.

• Geef korting bij snelle betaling: Een kleine korting (bijv. 2% bij betaling binnen 8 dagen) kan klanten stimuleren om jouw factuur voorrang te geven.

• Houd een strakke administratie bij: Blijf op de hoogte van de status van elke factuur. Gebruik hiervoor een overzichtelijk systeem of facturatiesoftware.

• Reken herinneringskosten: Blijft een betaling uit? Reken dan conform de voorwaarden de wettelijke incassokosten of vertragingsrente.

Afhankelijk van de situatie worden verschillende soorten facturen gebruikt:

• Standaardfactuur: De meest gebruikte factuur voor het opvragen van een betaling na levering van goederen of diensten.

• Pro forma factuur: Een conceptfactuur voorafgaand aan de levering om de verwachte kosten aan te geven. Dit is een offerte en geen officieel betalingsverzoek.

• Periodieke factuur: Voor terugkerende diensten die met een vaste frequentie worden gefactureerd, zoals abonnementen of onderhoudscontracten.

• Creditfactuur (creditnota): Wordt uitgereikt om het bedrag van een eerder verzonden factuur te verlagen of te annuleren, bijvoorbeeld bij retourzendingen of correcties.

• Debetnota: Het tegenovergestelde van een creditnota — wordt gebruikt om het te betalen bedrag van een eerdere factuur te verhogen.

• Commerciële factuur: Gebruikt bij internationale handel voor de douane, inclusief gegevens over het land van herkomst, goederencodes en Incoterms.

• Urenfactuur: Speciaal voor werkzaamheden op uurbasis, met een duidelijke weergave van de gewerkte uren, het uurtarief en de taakomschrijving.