Generator invoice gratis, unduh milik Anda sekarang.

Membuat invoice profesional membutuhkan waktu kurang dari dua menit dengan generator invoice gratis dari Billsato. Begini cara kerjanya.

1. 1

   Masukkan rincian bisnis Anda. Tambahkan nama bisnis, alamat, email, dan nomor telepon Anda. Informasi ini muncul di bagian atas setiap invoice yang Anda buat, sehingga klien selalu mengetahui siapa pengirimnya.

2. 2

   Tambahkan informasi klien Anda. Isi nama, email, nomor telepon, dan alamat pelanggan Anda. Detail klien yang akurat memastikan invoice sampai ke orang yang tepat dan terlihat profesional. Jika dikirim ke lokasi berbeda, centang “Kirim ke alamat lain” dan tambahkan alamat pengirimannya.

3. 3

   Daftarkan produk atau layanan. Jelaskan setiap produk atau layanan, jumlahnya, dan harga per unitnya. Billsato menghitung setiap baris dan subtotal secara otomatis. Centang “Tambahkan deskripsi” jika suatu baris memerlukan penjelasan lebih rinci.

4. 4

   Atur tarif pajak dan diskon. Masukkan tarif pajak sesuai wilayah Anda, atau biarkan nol jika transaksi bebas pajak. Terapkan diskon persentase atau nominal tetap ke invoice, dan total pembayaran akan diperbarui secara otomatis.

5. 5

   Tambahkan catatan atau memo. Sertakan instruksi pembayaran, ketetapan seperti “Net 30” atau “Jatuh tempo saat diterima”, atau ucapan terima kasih singkat. Apapun yang Anda tulis akan muncul di bagian bawah invoice.

6. 6

   Cek pratinjau langsung. Hasil akhir PDF ditampilkan di samping formulir dan diperbarui secara langsung saat Anda mengetik, sehingga apa yang Anda lihat persis sama dengan dokumen yang akan dikirim.

7. 7

   Unduh PDF. Klik Unduh PDF untuk menyimpan invoice ukuran A4 yang siap cetak. Kirimkan melalui email ke klien Anda, simpan untuk arsip, atau cetak. Buat akun gratis jika Anda ingin menyimpan invoice dan menggunakan kembali data klien di lain waktu.

Invoice (faktur) adalah dokumen formal yang dikirimkan penjual kepada pembeli untuk meminta pembayaran atas barang yang telah dikirim atau jasa yang telah diberikan. Ini berfungsi sebagai catatan transaksi bagi kedua belah pihak dan merupakan bagian penting dari akuntansi bisnis.

Invoice tidak sama dengan kuitansi atau tagihan biasa. Invoice dikirim sebelum pembayaran dilakukan — ini adalah sebuah permintaan pembayaran. Kuitansi diterbitkan setelah pembayaran diterima. Tagihan adalah apa yang dilihat pembeli; invoice adalah apa yang dikirim penjual. Dokumen yang sama, dua sudut pandang berbeda.

Setiap bisnis yang menjual produk atau layanan — mulai dari pekerja lepas (freelancer), usaha kecil, hingga perusahaan besar — membutuhkan invoice untuk melacak pendapatan, mengelola arus kas, dan menyimpan catatan keuangan yang akurat untuk keperluan pajak.

Invoice yang lengkap harus memuat hal-hal berikut:

• Rincian bisnis Anda: Nama bisnis, alamat, nomor telepon, dan email. Jika Anda memiliki Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), cantumkan di sini.

• Rincian klien: Nama pelanggan, perusahaan, alamat, email, dan nomor telepon mereka.

• Nomor invoice: Pengidentifikasi unik. Gunakan sistem yang konsisten — berurutan (INV-00001) atau berbasis tanggal (2026-08-001) — agar pencatatan tetap rapi.

• Tanggal invoice: Tanggal saat invoice diterbitkan.

• Tanggal jatuh tempo: Kapan pembayaran diharapkan diterima. Ketetapan yang umum adalah "Jatuh tempo saat diterima", "Net 15", atau "Net 30".

• Rincian item: Setiap produk atau layanan, jumlah (kuantitas), harga satuan, dan total per item.

• Subtotal, pajak, dan total akhir: Jumlah dari seluruh item, pajak atau diskon yang berlaku, dan total akhir yang harus dibayar.

• Instruksi pembayaran: Cara klien harus membayar — rincian transfer bank, tautan pembayaran, atau metode lain yang Anda terima.

• Catatan atau syarat & ketentuan: Denda keterlambatan pembayaran, diskon pembayaran lebih awal, atau informasi penting lainnya yang perlu diketahui klien.

Setelah invoice Anda siap, Anda perlu menyampaikannya kepada klien.

• Email (disarankan): Lampirkan file PDF. Ini adalah cara tercepat, termurah, dan paling terpercaya. Klien Anda menerimanya secara instan, dan folder pesan terkirim Anda menjadi bukti pengiriman. Sebutkan nomor invoice, jumlah tagihan, dan tanggal jatuh tempo pada isi pesan.

• Pos / Kurir: Cetak dan kirimkan dokumen fisik. Lebih lambat dan membutuhkan biaya ekstra, tetapi beberapa klien atau industri masih menyukai dokumen kertas. Selalu simpan salinan digitalnya.

• Platform pembuat invoice: Perangkat lunak akuntansi dapat mengirimkan invoice secara langsung, sering kali dilengkapi fitur konfirmasi dibaca, pengingat otomatis, dan tautan pembayaran.

• Secara langsung: Untuk pekerjaan lokal atau di tempat, serahkan invoice secara langsung — lalu tindak lanjuti dengan salinan digital agar kedua pihak memiliki arsip.

Waktu pengiriman sangat menentukan. Kirimkan invoice Anda segera setelah pekerjaan selesai atau produk dikirimkan. Semakin lama Anda menunda penagihan, semakin lama pula Anda menerima pembayaran.

Untuk pekerjaan berbasis proyek, terbitkan invoice pada hari Anda menyerahkan hasil akhir. Untuk layanan berkelanjutan, tetapkan siklus penagihan — mingguan, dua mingguan, atau bulanan — dan kirimkan pada hari yang sama di setiap siklus agar klien dapat mengantisipasinya.

Untuk proyek besar, pertimbangkan penagihan berbasis bertahap (termin): tagih sebagian biaya pada tahap-tahap kunci, misalnya 30% di awal, 40% di pertengahan, dan 30% saat penyelesaian. Ini menjaga arus kas tetap stabil dan mengurangi risiko menagih satu nominal besar di akhir. Selalu sepakati syarat pembayaran sebelum memulai pekerjaan.

• Kirim invoice dengan segera: Semakin cepat Anda menagih, semakin cepat Anda dibayar. Penundaan pengiriman invoice memberi kesan bahwa pembayaran tidak mendesak.

• Perjelas syarat pembayaran: Tuliskan tanggal jatuh tempo, metode pembayaran yang diterima, dan denda keterlambatan langsung pada invoice. Ketidakjelasan mengundang penundaan.

• Sediakan beberapa cara pembayaran: Transfer bank, kartu kredit/debit, dan dompet digital. Semakin mudah cara membayar, semakin cepat transaksi diselesaikan.

• Kirimkan pengingat: Pesan ramah beberapa hari sebelum jatuh tempo, dan pesan tindak lanjut tak lama setelah tanggal tersebut jika pembayaran belum diterima.

• Berikan insentif pembayaran awal: Diskon kecil — seperti 2% untuk pembayaran dalam 10 hari — dapat mendorong klien untuk memprioritaskan tagihan Anda.

• Lacak tagihan yang belum dilunasi: Simpan catatan setiap invoice beserta statusnya. Lembar kerja (spreadsheet) bisa digunakan, tetapi perangkat lunak invoice jauh lebih efisien.

• Bebankan denda keterlambatan: Jika syarat pembayaran Anda memuat klausul denda, terapkan secara konsisten. Ini menegaskan bahwa aturan Anda berlaku serius.

Situasi bisnis yang berbeda membutuhkan jenis dokumen yang berbeda. Jenis yang paling umum antara lain:

• Invoice standar: Permintaan pembayaran langsung setelah barang atau jasa diberikan kepada pembeli.

• Invoice proforma: Invoice perkiraan yang dikirimkan sebelum pekerjaan dimulai, berisi rincian estimasi biaya. Sifatnya seperti penawaran harga, bukan tagihan resmi.

• Invoice berulang (recurring): Untuk layanan berkelanjutan yang ditagih secara berkala — seperti retainer, langganan, atau kontrak perawatan.

• Nota kredit (credit note): Diterbitkan untuk mengurangi nominal pada invoice yang sudah dikirim, biasanya karena pengembalian barang, kelebihan bayar, atau kesalahan tagih.

• Nota debit (debit note): Kebalikan dari nota kredit — diterbitkan untuk menambah jumlah tagihan, umumnya karena ada biaya tambahan.

• Invoice komersial: Digunakan dalam perdagangan internasional. Memuat informasi pabean/bea cukai seperti negara asal, kode tarif, dan Incoterms.

• Invoice lembar kerja (timesheet): Untuk pekerjaan yang dihitung berbasis jam: memuat jumlah jam kerja, tarif per jam, dan total biaya untuk setiap tugas.