Kostenloser Rechnungsgenerator, jetzt herunterladen.

Ja. Der Rechnungsgenerator von Billsato ist vollständig kostenlos. Es gibt keine versteckten Gebühren, keine Premium-Modelle und keine Nutzungsbeschränkungen. Erstelle so viele Rechnungen, wie du benötigst, für die private oder gewerbliche Nutzung, ohne etwas zu bezahlen.

Nein. Du kannst eine Rechnung ohne Registrierung erstellen, anpassen und herunterladen. Die Rechnung wird direkt in deinem Browser generiert und niemals an einen Server gesendet — ein Konto wird nur benötigt, wenn du Rechnungen speichern und Kundendaten später wiederverwenden möchtest.

Eine Rechnung ist ein Dokument, das von einem Verkäufer an einen Käufer gesendet wird und die Zahlung für gelieferte Produkte oder erbrachte Dienstleistungen anfordert. Sie enthält die Daten von Verkäufer und Käufer, eine Beschreibung der Waren oder Dienstleistungen, den fälligen Betrag und die Zahlungsbedingungen. Rechnungen dienen als offizielle Nachweise für Buchhaltung und Steuern.

Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung — sie wird gesendet, bevor der Kunde zahlt. Eine Quittung ist ein Zahlungsnachweis — sie wird ausgestellt, nachdem das Geld eingegangen ist. Kurz gesagt: Eine Rechnung besagt „Du schuldest das“, und eine Quittung besagt „Du hast das bezahlt“.

Eine Ausgangsrechnung und eine Eingangsrechnung sind dasselbe Dokument aus unterschiedlichen Blickwinkeln. Der Verkäufer stellt eine Ausgangsrechnung aus; der Käufer erhält eine Eingangsrechnung. Der Inhalt ist identisch — nur die Perspektive ändert sich.

Eine Bestellung wird vom Käufer vor einer Transaktion ausgestellt, um einen Kauf zu genehmigen. Eine Rechnung wird vom Verkäufer nach der Transaktion ausgestellt, um die Zahlung anzufordern. Die Bestellung kommt zuerst („Ich möchte dies kaufen“), und die Rechnung folgt („Hier ist das, was du schuldest“).

Mit Billsato generierte Rechnungen enthalten die im Allgemeinen für Steuerunterlagen erforderlichen Felder — Firmendaten, Kundendaten, aufgeschlüsselte Gebühren, Steuerbeträge und Rechnungsnummern. Da die steuerlichen Anforderungen je nach Land und Rechtsraum variieren, solltest du dich von einem Steuerberater beraten lassen, um sicherzustellen, dass deine Rechnungen den lokalen Anforderungen entsprechen.

Ja. Das PDF wird direkt in deinem Browser generiert, während du das Formular ausfüllst. Über „PDF herunterladen“ wird es als druckfertige A4-Datei gespeichert — geeignet zum Versenden per E-Mail an Kunden, zum Anfügen an Buchhaltungsunterlagen oder zur Ablage für Steuerzwecke.

Nein, ein Logo ist für die Gültigkeit einer Rechnung nicht erforderlich. Das Hinzufügen deines Firmenlogos verleiht der Rechnung jedoch ein professionelleres Erscheinungsbild, stärkt deine Marke und macht deine Rechnungen für Kunden sofort wiedererkennbar.

Erstelle ein kostenloses Billsato-Konto und lade dein Logo unter Einstellungen hoch. Es wird in deinem Absenderprofil gespeichert und von da an oben auf jeder von dir generierten Rechnung gedruckt. PNG- und JPG-Dateien funktionieren am besten.

Verwende jedes einheitliche Format, das zu deinem Unternehmen passt. Gängige Ansätze sind fortlaufende Nummerierungen (INV-00001, INV-00002), datumsbasierte Nummerierungen (2026-08-001) oder Kundenpräfixe (ACME-001). Billsato startet standardmäßig bei INV-00001, du kannst dies jedoch überschreiben. Entscheidend ist die Konsistenz — verwende eine Nummer niemals doppelt, da jede Rechnung eindeutig identifizierbar sein muss.

Gib deinen Steuersatz in der Zusammenfassung ein — zum Beispiel 19 % für die Mehrwertsteuer in Deutschland oder 8,1 % in der Schweiz — und Billsato wendet ihn automatisch auf die Zwischensumme an. Wenn verschiedene Positionen unterschiedliche Sätze haben, teile diese auf separate Rechnungen auf oder erläutere die Aufschlüsselung in den Anmerkungen.

Ja. Wähle die Währung aus dem Dropdown-Menü und jeder Betrag auf der Rechnung wird entsprechend formatiert. Gib die Währung auf jeder Rechnung deutlich an, damit ein Kunde im Ausland nie raten muss, welche Währung gemeint ist.

Übliche Bedingungen sind „Sofort fällig“, „14 Tage netto“, „30 Tage netto“ oder „60 Tage netto“. Du kannst auch einen Skonto-Rabatt anbieten, z. B. „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen, netto 30 Tage“. Wähle Bedingungen, die deinen Cashflow mit dem ausbalancieren, was in deiner Branche üblich ist, und trage sie in das Feld für Anmerkungen ein.

Die meisten Finanzbehörden erwarten, dass Rechnungsunterlagen 6 bis 10 Jahre lang aufbewahrt werden. In Deutschland beträgt die Aufbewahrungsfrist in der Regel 10 Jahre; in Österreich und der Schweiz sind es meist 7 bis 10 Jahre. Erkundige dich bei deiner lokalen Finanzbehörde oder deinem Steuerberater nach den genauen Vorgaben.

Eine Proforma-Rechnung ist eine vorläufige Rechnung, die vor Arbeitsbeginn oder Warenlieferung versendet wird. Es handelt sich im Wesentlichen um ein detailliertes Angebot — voraussichtliche Kosten, Mengen und Bedingungen. Proforma-Rechnungen sind im internationalen Handel üblich und helfen einem Käufer, die Finanzierung zu regeln oder den Zoll abzuwickeln. Sie sind keine Zahlungsaufforderung.

Eine wiederkehrende Rechnung wird in regelmäßigen Abständen — wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich — für fortlaufende Dienstleistungen oder Abonnements versendet. Monatliche Vorschusszahlungen, Abogebühren und Wartungsverträge sind typische Beispiele. Mit einem kostenlosen Billsato-Konto kannst du die Rechnung des letzten Monats duplizieren, anstatt sie erneut einzugeben.

Eine Gutschrift, auch Stornorechnung genannt, wird vom Verkäufer ausgestellt, um den Betrag zu reduzieren, den ein Käufer schuldet. Sie dient dazu, einen Fehler auf einer bereits gesendeten Rechnung zu korrigieren, eine Rücksendung oder Erstattung zu bearbeiten oder nachträglich einen Rabatt zu gewähren. Sie bezieht sich auf die ursprüngliche Rechnungsnummer und gibt den angepassten Betrag an.

Ja. Das Zusammenfassungsfeld akzeptiert entweder einen prozentualen oder einen festen Rabattbetrag, wendet ihn auf die Zwischensumme an und weist den Rabatt als eigene Zeile auf der fertigen Rechnung aus, sodass dein Kunde genau sehen kann, wie der Gesamtbetrag zustande kam.

Beginne mit einer höflichen Erinnerung einige Tage nach dem Fälligkeitsdatum. Wenn keine Rückmeldung erfolgt, sende eine formelle Zahlungserinnerung oder Mahnung unter Angabe der Rechnungsnummer, des ursprünglichen Fälligkeitsdatums und des offenen Betrags. Bleibt die Zahlung nach mehreren Erinnerungen aus, ziehe Mahngebühren in Betracht (sofern in deinen Bedingungen vereinbart), pausiere laufende Arbeiten, biete einen Zahlungsplan an oder schalte als letztes Mittel ein Inkassounternehmen oder einen Rechtsanwalt ein. Führe über jede Kommunikation Buch.

Nein. Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung, keine Zahlungsbestätigung. Der Erhalt einer Rechnung bedeutet, dass Geld geschuldet wird. Sobald die Zahlung eintrifft, stellt der Verkäufer eine Quittung aus oder markiert die Rechnung als bezahlt.

Absolut. Billsato ist für Freiberufler, Auftragnehmer, Berater und kleine Unternehmen konzipiert. Rechne Stundensätze, Projektpauschalen, Produktverkäufe oder eine beliebige Mischung daraus ab — auch Dezimalmengen wie 2,5 Stunden werden korrekt verarbeitet.

Nein. Mit Billsato erstellte Rechnungen sind sauber, ohne Wasserzeichen und professionell. Das heruntergeladene PDF kann direkt versendet werden, ohne jegliches Billsato-Branding auf dem Dokument.

Das beste Nummerierungssystem ist fortlaufend, eindeutig und leicht zu durchsuchen. Die meisten Unternehmen verwenden eine einfache Sequenz mit einem Präfix, wie INV-00001, oder ein Jahrespräfix wie 2026-001. Manche fügen ein Kürzel für den Kunden hinzu. Das Starten mit einer höheren Zahl statt der 1 kann ein etablierteres Unternehmen signalisieren. Verwende Nummern niemals doppelt und überspringe keine — Lücken führen bei einer Betriebsprüfung zu Fragen.

Ein Kostenvoranschlag oder Angebot wird vor Arbeitsbeginn erstellt und gibt ungefähr an, was die Arbeit kosten wird; es ist in der Regel nicht bindend. Eine Rechnung wird nach Abschluss der Arbeit oder zu einem vereinbarten Meilenstein versendet und ist eine formelle Zahlungsaufforderung. Das Angebot besagt „Das wird es voraussichtlich kosten“; die Rechnung besagt „Das schuldest du jetzt“.